在職証明書
在職証明書とは、読んで字のごとくあなたがその職場（もしくはその仕事）で働いていると言うことを証明するための文書です。その職場から発行されるものなので、ただの名刺などと比べて格段の信頼性があります。在職証明書は公的な通用力があるため、必要な項目などには十分気をつけないといけません。ここでは、在職証明書の書き方や必要な理由などを解説していきます。
在職証明書の基礎知識〜書き方編
在職証明書を書くに当たっての必要な知識を紹介していきます。
■在職証明書の必要な理由
個人としていろいろな理由があるかと思いますが、他人、または他の会社があなたの在職証明書を要求してくると言うことは、確実にあなたがそこにいるかという確認を取るためです。なんらかの保証人などになろうとする場合などに要求されることになります。
■在職証明書の必要事項
基本的には在職証明書には以下の項目を書かなければなりません。もしもあなたが会社に在職証明書を請求することになった場合、会社に用紙があればよいのですが、用意していないところも多いと思います。では、在職証明書の基本的な様式を説明します。
- 在職者氏名
- 生年月日
- 現住所
- 採用年月日
- 職務の内容
- あなたの地位
- その他
- 証明印
まずは在職証明書である以上、あなたの氏名が必要になります。振り仮名は書式がなければなくてもかまいません。
あなたの生まれた年です。この場合は西暦でなく元号（平成、昭和など）を使用します。 S や H などと言った略号は使わないようにしましょう。在職証明書はもちろん、公的な証明書は基本的に元号表記です。
あなたが今現在住んでいる場所です。本籍地とちがう場合も在職証明書ではこちらを優先します。
現在の会社に採用された日付を記します。在職証明書を要求する相手によってはあなたが勤続何年か、というところを重要視する場合がありますので、きちんと書いておきます。やはり元号を使用しましょう。
あなたが会社でどのようなセクションにいるか、どのような仕事をこなしているかということを重要視される場合もあります。在職証明書ではある程度詳しく書いておきましょう。
在職証明書なので、あなたが会社で、どのような地位に在職しているかも当然表記します。○○課 課長、といった職務や役務を書き込みます。
その他に在職証明書を要求する相手の要望に沿った文などを追記することもあります。この場合、特記、もしくは追記と書いた後に続けて書きます。
以上の項目を書き込んだ後、会社に提出すれば会社側で在職証明書にあなたが在職していることを保障する証明印を押してもらえます。これが無い在職証明書はただの紙きれに過ぎませんので注意しましょう。
在職証明書の基礎知識〜運用上の注意
■在職証明書の要求理由
在職証明書は、会社にとって重要な管理項目になります。在職証明書の使用理由では借金の申し込みや、転職など、会社に対して好ましくない事由もあるからです。しかし、在職証明書の要求は社員の権利ですので申し込めば発行（もしくは捺印）してくれるはずです。
■在職証明書の管理
上のような理由から多くの会社では在職証明書を発行する際に、在職証明書の請求事由（使用目的など）の目的などを書かせるところが多いようです。これは記録として残されます。在職証明書の使用目的の書き込みは本来強制できないことになっていますから、突っぱねることも可能です。しかしこちらも会社に手間をかけていますので、出来れば素直に書き込みましょう。
■在職証明書の要式
実は在職証明書にははっきりこうとしなければいけないという決まりはありません。上で紹介した項目も必要に応じて省略、もしくは追加する項目があるかもしれません。インターネットなどでダウンロードしたフォーマットなども、多少アレンジするべきところもあるかもしれません。しかし、ここで紹介した在職証明書の書き方は基本ですので、最低これだけかけば、それは充分に在職証明書として通用します。
■楽に書く在職証明書
在職証明書の用紙が会社に無い場合は自分で書きますが、この場合見本や必要な書式などをダウンロードできる、またはフォームに入力するだけ、といったサイトなども多くあります。プリンターがあればそのまま出力も出来ますので便利です。いろいろと見て回ってはいかがでしょうか。ただし、肉筆でないといけない場合は雛形だけをダウンロードして、自筆で書き込みましょう。特に英文在職証明書では、最低でもサインは自筆したほうがいいでしょう。場合によっては無効扱いされることもあります。
在職証明書〜英文の場合
■英文での在職証明書
英文の在職証明書が必要な場合があります。基本的に上記項目を英訳します。この場合は当然ながら元号は通用しないので、西暦を使用しましょう。また、外国では印鑑よりサインを重視する傾向がありますので、サインが必要なのか印鑑が必要なのか確認しておきましょう。
■英文在職証明書の補足
諸外国では、印鑑と言った証明手段は軽視されがちです。コピーがたやすいからです。ですので、英文で在職証明書を書く場合は、自筆である部分が多いほど信頼されます。項目の表記意外は自筆で書いたほうがよいでしょう。ただし、当然相手の要求を優先する、相手側次第のケースバイケースが基本となります。