退職証明書
退職証明書とは労働基準法第二十二条にある、「退職時の証明」に関する法律に基づいた証明書です。これは、今まで雇用していた社員がこの退職証明書を請求することによって会社側が発行しなくてはいけない証明書です。しかし、一般の雇用者はこの退職証明書そのものを知らないことが多いでしょう。ここでは退職証明書とはどのようなものか、書き方のついての制限などはあるのかといった、退職証明書に関する説明をしたいと思います。
退職証明書について
退職証明書が労働基準法で保護された（労働者の要求権）ものである以上、雇用者は直ちに退職証明書を発行しなくてはならないと定められています。
■退職証明書とは
会社を退職した人間が、その会社に請求することが出来る証明です。これに対し、使っていた側である会社は嘘をつかずに正直に、出来るだけ早く退職証明書を発行する、と義務付けられています。ですからあなたの会社が不当な嘘や、故意に退職証明書の発行を遅滞させた場合は労働基準法違反となります。
■退職証明書の効力
退職証明書は公的な証明ではなく、会社とあなたの個人的な証明ということになります。ただし、労働基準法において会社側は真実を証明しなくてはいけないことになっているので、ある程度の信頼性は期待できます。
■退職証明書の書式
退職証明書によって労働者が証明してもらえる内容は以下のようになります。
- 使用期間
- 業務内容と役職
これは勤続年数のことです。通常、退職証明書には何年入社、何年退社、その勤続年数は何年ということを自由に証明してもらえます。
あなたがその会社でどのような業務に就いていたか、どのようなプロジェクトを行っていたか、その会社における役職はどのようなものだったかと言うものも退職証明書で証明してもらえます。
■給与
あなたがその業務を果たすのに与えられていた給与・報酬などを退職証明書で証明します。
- なぜ会社を辞めたか
あなたが会社を辞めた理由も退職証明書には記載してもらえます。
退職証明書を要求する、自分で書く
■退職証明書の証明の自由
あなたが退職証明書を要求した場合、以上のような要綱から任意の証明を受けることが出来ます。たとえば、何年働いて、いくらもらっていたと言うことは証明したいが、会社を辞めた理由は秘密にしたい、というような場合は退職証明書に勤続年数とその賃金の証明だけを要求できるのです。会社側はあなた退職証明書のなかで請求した事柄においてのみ証明します。
■退職証明書、自己退職と解雇について
会社側は、退職証明書において要求されたすべての事項を証明する必要がありますが、自己退職したものを解雇にしたというような捏造を行ってはいけないと厳しく定められています。会社としても嘘はつけませんので、無理な要求は控えるべきでしょう。
■退職証明書を書く
会社に退職証明書に関する用紙があればそれを要求すればよいのですが、そうでなければ自分で書かなくてはなりません。退職証明書は私文書ですので決まった様式はありません。必要な証明を要求しましょう。会社側に用意させてもよいですがその分時間はかかることになります。インターネットが使えるなら、ウェブ検索で退職証明書に関する書式や雛形の見本はいくらでも見つかるでしょう。また、直接書式をダウンロードできるサイトもあります。
退職証明書を用意したら
■退職証明書の用途・その 1
退職証明書は、その名の通りあなたが今の会社と縁が切れたことを証明するものですから、あなたが新しく会社に就職しようとした際に新しい会社から退職証明書を要求されることがあります。この場合、出来るだけすべての点について証明してもらうことを勧めます。特に退社理由などが不明だと人事担当の方の不審を買う恐れがあります。
■退職証明書の用途・その 2
退職証明書は、あなたが保険を切り替える際に要求されることがあります。これは、いままで社会保険だった人が国民保険に切り替える際に、あなたが退職したことを退職証明書で証明するためです。この場合、必要な事由だけを証明してもらえばいいでしょう。
■退職証明書の請求可能日
退職証明書は法的に一定の書式があるというわけでもあありませんので、通常退職日に即日発行してもらえます。ただし、いきなり言っていきなり貰えるというわけではありませんから、退職が決まったら事前に辞める日を会社に通告して、できるだけ円満に退社すればスムーズに受け取れるでしょう。なお、こちらがきちんと事前に要求しているのに相手側が故意に、もしくは理由もなく退職証明書の発行を遅らせた場合は労働基準監督署に相談してもよいでしょう。
■退職証明書の発行限度
確実に退職証明書を発行してもらえるのは、法律で定められたその会社の社員に関する情報を保持していなければならない期間だけです。その期間が過ぎたからすぐ情報を破棄するかその後しばらく情報を保存しておくかはその会社によって違うでしょうが、あまり年月がたってから退職証明書を要求しても発行してもらえない場合がありますので注意してください。