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封筒の書き方

最近ではメールといえば電子メールのことであったりと、手紙や郵便を出す機会は減りましたが、その分封筒で送らなければならない郵便といえば履歴書であったり必要な証明書であったりと、一通の重要度は昔よりも高くなってしまったのではないでしょうか。ここではそういった大事な郵便を出す時に重要になる「封筒の書き方」についてお話します。

封筒の書き方の基本

まずは封筒の書き方の基本を紹介します。基本的に封筒書きは肉筆が基本です。ビジネスで大量に発送したりダイレクトメールなどを発送したりする場合以外は面倒がらずに自筆で書きましょう。もちろんその場合は鉛筆・青や赤のボールペンなどは禁止です。万年筆や細いペンがいいでしょう。そして字は楷書で丁寧に。特に履歴書などでは担当者が最初に眼にする、いわば第一印象を決定付けるものなので、きちんとマナーを守りましょう。

■封筒の書き方

それではここから宛名などの基本的な封筒の書き方を説明していきます。最低限のマナーですのできちんと読んで正しい封筒の書き方をおぼえてください。

■封筒の書き方・郵便番号について

実際のところ郵便番号が間違っていてもあて先と名前さえあれば届きます。しかし郵便番号を間違えるということは相手の郵便番号を調べる手間を惜しんだ、つまり相手を軽んじたと取られます。特に年配の方はこの傾向が強いので要注意です。

■封筒の書き方・住所について

相手の住所を書く時には郵便番号の右端の四角にそろえて書き出すと見た目がよくなります。また、文字の量を先に数えておいて均等に割り振りましょう。書くスペースが無くなって後のほうが寸詰まりになっているのはかなりみっともありません。もちろん正式な封筒なら住所は略さず「**番**号」まできっちり書きます。

■封筒の書き方・宛名について

封筒の書き方の基本マナーですが、宛名には尊称をつけます。相手が個人であるなら「様」、団体であるなら「御中」を使います。また同居人などに手紙を出す場合は「山田 太郎様方 佐藤 次郎様」という風に先に家主、その後に宛名を続けます。

■封筒の書き方・中身について

中身が普通の手紙ではなく履歴書や証明書などの場合は封筒の左下側に「履歴書在中」「証明書在中」などと一目でわかるように書き込んで置きます。この場合は赤色で書いて目立つようにしておきましょう。こうしておくと相手が封筒を開ける前に内容がわかるので仕分けやすくなります。封筒の中身が私信であれば不要です。

■封筒の書き方・親展について

左下に赤字で「親展」と書き込むとあて先の人以外は読まないようになります。これは郵便法に基づいてあて先以外の人は見てはいけない、と正式に決められているからです。ですから他の人に見られたくない場合は「親展」と表示しておきましょう。

■封筒の書き方・裏書について

ここまで書き上げたら封筒をよくチェックしておきましょう。特に誤字・脱字はあなたがうっかりしていると印象付けますし、受け取ったほうの気分もよくないものです。もしも誤字に気がついたらもう一通書き直しましょう。修正液や傍線を引いて訂正などは相手に間違いなく悪いイメージを与えます。

■封筒の書き方・チェック

ここまで書き上げたら封筒をよくチェックしておきましょう。特に誤字・脱字はあなたがうっかりしていると印象付けますし、受け取ったほうの気分もよくないものです。もしも誤字に気がついたらもう一通書き直しましょう。修正液や傍線を引いて訂正などは相手に間違いなく悪いイメージを与えます。

封筒の書き方・郵便を出す時の注意

せっかくここまで丁寧に書いたからにはアフターケアにもこだわりましょう。ここでは書いた封筒を郵便として提出するまでの注意点を書きます。

■封筒の書き方・郵便料金

普通の封筒に普通に二、三枚の手紙を封入しても郵便料金は変りませんが、履歴書に各種証明などを封入した場合などは郵便料金が値上がりする可能性があります。こうなると「郵便料金不足」となりますが、その不足分は相手に請求されてしまいます。かなり恥ずかしいミスですのであまりに自分の封筒が厚くなったら注意しましょう。郵便局にいけば適正な料金を教えてくれます。

■封筒の書き方・配達証明郵便

これは、郵便局が確実にその手紙を相手方に届けたと証明してくれる制度です。履歴書や証明書など重要な書類を郵送する場合にはこの制度を利用すると後でトラブルになった際に有利です。そのほかにもあなたがその封筒を提出したのがいつかという引き受け時刻証明や、どのような内容の郵便だったかを証明する内容証明などもありますので必要に応じて利用してください。なお、くわしくは各郵便局などに問い合わせてみると良いでしょう。

■封筒の書き方・返信用封筒

返信用封筒を同封する場合には相手の宛名書きの苦労をさせないように、自分の名前や住所を表書きに書きますが、その際は自分の名前のあとに「行」をつけてへりくだります。間違っても自分に「様」など使わないようにしましょう。逆に自分が返信用封筒を受け取った場合は「行」を傍線でけして隣に「様」「御中」などに書き直して返信します。この時は修正液などで書き直さないようにします。

■封筒の書き方・退職願い

これは郵便として出すことは少ないでしょうが、退職願は封筒に入れるのがマナーなので追記しておきます。封筒の書き方は表の真ん中に「退職願い」と書き、裏には自分の役職や部署名と氏名を書き込みます。

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